¿Qué hace el Medical Scientific Liaison en la industria farmacéutica? ¿Qué formación debe tener?

Para desgranar las funciones y retos de este rol: el enlace médico o Medical Scientific Liaison, hemos realizado una entrevista en profundidad a a Albert Ruiz de la Oliva.

Albert es BSc en Biotecnología y en camino de completar el doble graduado en Farmacia y Nutrición humana por la Universitat de Barcelona. Se ha desarrollado como un profesional de la salud especializado en la industria farmacéutica y Medical Affairs. Comenzó su carrera en AMGEN S.A en el departamento médico de cardiorrenal. Trabajó luego como Sales Rep en Esteve Germany, desarrollando habilidades en ventas y negociación.

En su rol actual en En Fresenius Kabi, es responsable del diseño, planificación e implementación de la estrategia de formación científica interna y ensayos clínicos. Se mantiene en constante formación en herramientas y estrategias digitales, marketing, nutrición y salud.

• ¿Cuál es el papel de un Medical Scientific Liaison en la industria farmacéutica / Life Sciences? ¿Cómo contribuye este rol al éxito de una organización?

En mi opinión, el MSL es un socio y colaborador estratégico de confianza desde el punto de vista científico, tanto a nivel externo con cada uno de los profesionales sanitario u otros stakeholders con los que interacciona, como a nivel interno a nivel multidepartamental.

El MSL hace interacciones científicas, crea y gestiona relaciones de confianza en base a los datos científicos, aborda necesidades médicas y/o educativas no cubiertas de los profesionales sanitarios. Es una interacción completamente distinta a las que haría un delegado de ventas. Por lo tanto, la intención es que el propio profesional sanitario tiene que percibirnos como su figura científica de confianza y no un vendedor.

A nivel interno, el MSL es una pieza clave porque es la persona del departamento médico que está en la calle. Por lo que es la cara visible de la empresa y la representa.

Además, el MSL es el encargado de transmitir y ejecutar la estrategia médica (del Plan Médico, en línea al Business Plan) de un producto a la vida real.

Además, al ser la figura científica que está más cerca de la realidad de un producto en la práctica clínica, también es clave su tarea de recoger y organizar toda la información, feedback e insights de los profesionales sanitarios referente al producto, mercado, competencia, etc y debe mantenerse actualizado con toda la evidencia científica relevante.

• Cuéntanos sobre tu experiencia como Medical Scientific Liaison... ¿Cuáles han sido tus principales responsabilidades y logros en puestos anteriores?

Seré honesto, no he trabajado en posiciones con nombre “Medical Scientific Liaison” pero sí puedo decir que, dentro de mis 6 años de experiencia en la industria farmacéutica, he trabajado en posiciones muy similares con muchas funciones compartidas al MSL y, eso sí, siempre en el departamento Médico-Formación.

Creo que puedo resaltar 4 áreas de enfoque y responsabilidades principales en las posiciones en las que he trabajado en Medical Affairs:

1. Ser Partner científico y estratégico. Una importante responsabilidad es enlazar tanto los KOLs, como otros expertos, con la empresa. Es importante que nos ganemos el Engagement (afinidad) y Awareness (conciencia) de todos los KOL en ese acompañamiento, ya que somos los expertos en la comunicación activa con los KOL.

2. Intercambio de conocimiento: como personal que está en la calle, interaccionando con el profesional sanitario, debemos intercambiar información en visitas directas, 1:1 o face to face. Pero también gracias a la participación (y muchas veces siendo ponente) en reuniones científicas, simposios, sesiones clínicas… donde se comparte conocimiento, donde se debate sobre datos que puedan ser comprometidos y dónde se generan acuerdos, ideas, etc. Es clave en nuestra responsabilidad informar, formar y recoger insights a los profesionales sanitarios.

3. Generación de datos: Como MSL, al interactuar en la calle, estamos recibiendo, como una antena parabólica, todo lo que el profesional sanitario nos dice o nos transmite y esto nos sirve para dar soporte a la generación de datos y evidencia científica que de soporte y argumentos a nuestros productos.

4. Estrategia: también es importante no perder el foco y tener una visión estratégica de nuestros productos, marcada por el Medical Plan y alineada por el Business Plan.

Sin olvidar que, todos estos 4 puntos, se tienen que hacer siempre cumpliendo todas las normas y exigencias de Calidad, Safety y Compliance.

Para poneros un ejemplo que considero un logro en mi experiencia profesional, me acuerdo de una vez que un KOL me propuso colaboración para participar como laboratorio en un congreso de urología a nivel regional. Como partner científico regional, me encargué de recoger la petición y de detectar así oportunidades y valorar si es viable o no. Después, trasladé la petición a mis superiores para que valoraran la viabilidad, alineación con la estrategia marcada y los recursos disponibles. Finalmente pudimos participar con un están en el congreso. Gracias a esto, pudimos conocer muchos otros urólogos, así como reforzar nuestra imagen como laboratorio en la comunidad médica y por supuesto con el KOL que nos lo propuso (que finalmente se trasladó en más ventas).

• Como referente científico y especialista de producto, ¿cómo te mantienes actualizado con la información científica relevante para apoyar a socios comerciales, médicos y farmacéuticos?

En el departamento médico debemos saber muy bien de un área terapéutica concreta y estar preparados para contestar a todas las cuestiones referidas a nuestros productos.

Para ello, nuestra manera de actualizarnos y nuestras fuentes científicas son calve para nuestro trabajo.

Yo acostumbro a actualizarme de: artículos u otra evidencia científica decalidad (metaanálisis, ensayos clínicos experimentales u observacionales, etc) publicadas en revistas de alto impacto. Sobre todo uso buscadores en bases de datos de referencia como por ejemplo PUBMED. También me informo y mantengo actualizado de conversaciones directas con KOLs, Advisory boards, protocolos terapéuticos de hospitales, participación en congresos de mi área, libros, etc.

También pienso que es importantísimo conocer al pié de la letra los EPAR (European Public Assessment Report) e IPTs (Informe de Posicionamiento Terapéutico), de nuestros productos y los de la competencia, así como estar atentos a ensayos clínicos actualmente desarrollándose (yo uso la web de NICE por ejemplo)

Por otro lado, no debemos olvidar que trabajamos en un entorno muy regulado y debemos manteneros bajo las directizes actualizadas de Compliace, Regulatory, Safety y de criterios de alta calidad. Personalmente me nutro de todas las actualizaciones de la web de ICH (The International Council for Harmonisation of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use (ICH))

Creo que necesitamos múltiples fuentes de información, pero siempre filtradas y seleccionadas por nuestro criterio científico, estratégico y de relevancia para la comunidad médica en cuestión.

• ¿Cómo generas y alineas el contenido científico-médico con las estrategias de marketing y ventas de los productos? ¿Puedes compartir un ejemplo específico de cómo has añadido valor al profesional de la salud y al negocio a través de esta alineación?

En mi opinión, la clave es tener en el ADN el trabajar en equipo y mucha comunicación efectiva. Como responsable científico de una zona, el MSL debe conocer todas las acciones médicas, marketing y ventas que se generan en todo momento (aun que los otros departamentos también deben saberlo). Para ello, es común realizar reuniones multidepartamentales regionales para un producto/gama en concreto cada cierto tiempo (el MSL, los delegados, el Gerente de ventas y el Product Manager). Por ejemplo, en mi caso, nos reuníamos una vez cada dos semanas. En estas reuniones nos informamos, alineamos y hacemos un seguimiento de todas las acciones a realizar juntamente con los HCPs (¿qué acciones? dónde? cuándo? cómo? qué HCP participarían? etc). A demás, como es nuestra responsabilidad, es una buena oportunidad de evaluar que todos los argumentos, mensajes, contenidos y acciones de la zona sean rigurosamente científicos y alineados con la estrategia médica.

Por ejemplo, una de las acciones que hicimos fue una jornada de formación presencial sobre Nutrición Clínica. La red de ventas se encargó de invitar a HCP especialistas en la zona. Como departamento médico, se me encargó de establecer un programa del curso, así como a establecer un ponente (un KOL) específico para cada tema e invitarle al curso. Desde Marketing, nos proporcionó todos los materiales, muestras, roll ups y toda la ayuda logística. Hicimos varias reuniones previas de planificación y seguimiento de la acción. Finalmente remarcar que, por mi experiencia profesional, es indispensable marcar desde un inicio un responsable de la acción, que se encargue de gestionar y hacer el seguimiento de la acción para que todo salga bien.

• ¿Te acuerdas de la primera vez que tuviste como interlocutor a un Key Opinion Leader (KOLs)? ¿Cómo lo gestionaste?

Me acuerdo perfectamente del primer día que conocí a mi primer KOL. Es un gran doctor, gran investigador, ponente y comunicador. Yo no hacía mucho que había entrado a mi compañía en la que trabajaba en ese momento. Quedamos en su despacho del hospital. Me acuerdo de que iba preparado, pero bastante nervioso, para que nos vamos a engañar. La tranquilidad y la confianza son importantes para transmitir en el primer contacto, cosas que no tuve en exceso en ese momento. Me acuerdo que iba expresamente a invitarle a ser ponente a nuestro simposio que Organizamos en un congreso de una sociedad médica importante a nivel nacional. Pude hablar con el de todos los temas que tenía intención de abordar… ¡excepto ese! Me olvide completamente de invitarle al congreso. Entonces tuve que volver a quedar con él lo más pronto que pude (con lo difícil que era cuadrar su agenda) y comentárselo.

Ya veis, no todo salió exactamente como esperaba, pero me permitió aprender de mi error y, a partir de ahora, no dejo de repasar cuál es mi objetivo primario de la visita justo antes de hacerla.

• ¿Cuál ha sido tu enfoque para establecer y mantener relaciones con KOLs desde entonces?

A lo largo del tiempo, en mi experiencia, he aprendido que hay 3 claves que me han ayudado a crear, mantener y gestionar relaciones con KOLs:

1. Conocimiento: sobre la persona a la que te diriges (cuál es su nivel de Engagement en ti y en la compañía, y de Awareness sobre el área terapéutica y del producto), sobre la empresa, sobre la estrategia, sobre el producto, sobre la competencia.

2. Preparación: ensayar, ensayar y ensayar. Me ayuda mucho imaginar y reproducir previamente todas las posibles situaciones que podrían aparecer en esa primera visita y adelantarme a ellas. También tener muy claro los objetivos que te has planteado conseguir en esa visita

3. Relajación: es difícil, pero intento no preocupes excesivamente por lo que pueda pasar, porque todo ello es contraproducente. Intento que sea una conversación fluida, genuina y autentica. Al final, todos somos personas por igual.

4. Intereses y seguimiento: no dejes nunca en el olvido un KOL. La mayoría de las empresas no hacen un buen seguimiento por que les lleva la marea del trabajo del día a día. Además, pensar que cualquier KOL, cuando interactúa con alguien de la industria, SIEMPRE está pensando: “Que saco yo o mis pacientes de esto?” Intento tener siempre en cuenta las necesidades (educativas, informativas, investigadoras, etc...) e intereses de nuestros interlocutores.

5. Mucha comunicación interna y de calidad: es clave y el gran problema de todas las empresas en las que he trabajado. La comunicación es compleja y hacerlo bien es un gran reto, sobre todo en grandes compañías. Sin embargo, una comunicación efectiva permite evitar malentendidos y malos o incomodos ratos con los HCP (Health Care Profesionals), sobre todo si son KOLs. Por ejemplo, no puede ser que el MSL diga un mensaje/argumento de un producto y que el comercial diga uno totalmente contrario a un HCP. Eso es nefasto para la imagen de la compañía.

• ¿Utilizas herramientas de Customer Relationship Management (CRM)? ¿Cómo te comunicas con otros equipos para impulsar una comunicación efectiva?

Sí, un CRM es indispensable para una excelente comunicación interna para recoger todos los insights de las visitas y otras acciones. Toda esta información se necesita para ser utilizada en generar una estrategia potente así como ir evaluando y haciendo un seguimiento del rendimiento de la estrategia actual.

En mi opinión, la comunicación efectiva es más un arte que una ciencia. Comunicarse de manera efectiva significa transmitir el mensaje correcto, de la manera correcta, a la persona correcta, en el momento correcto y no es nada fácil conseguirlo. En mis interacciones siempre me esfuerzo para que mi comunicación sea clara, comprensiva, verdadera, auténtica, correcta y teniendo en consideración los egos y el respeto por los compañeros.

En mi experiencia he podido ver multitud de veces que cuando debo comunicar un mensaje internamente con mi equipo u otros debo preguntarme antes:

o “Quienes son las personas a quien debo comunicarlo e, igual de importante, a quiénes no?” Siempre dirigir el mensaje a las personas relevantes y no olvidarse a nadie (sobre todo si son jefes) en dicha comunicación, para no herir egos y/o evitar malentendidos

o “Que vía utilizo?” el método más efectivo, seguro y en el que queda registrado todo, es, sin duda, el correo electrónico. Si necesito una contestación rápida o urgente, mando un WhatsApp o llamo directamente a la persona. Si tengo varios temas a tratar con una persona o un tema que necesita mucho tiempo, reflexión y/o discusión, convoco una reunión por Teams o presencialmente.

Estas preguntas son importantes hacérselas antes de comunicar para evitar malentendidos, discusiones o malos rollos posteriores.

Por poner un ejemplo práctico: en una ocasión, desde el departamento médico quisimos organizar una sesión formativa a nivel interno en la que queríamos invitar a 3 KOLs importantes como ponentes. Los tres viven en 3 zonas de España diferentes, por lo que a cada uno le corresponde un MSL responsable diferente, además de un Gerente de Ventas y delegado de la zona distinto. El procedimiento que seguimos fue el siguiente:

Primero, mandamos un mail a los MSL responsables de cada KOL para que les fueran a visitar y les propusieran la acción y preguntarles si tenían disponibilidad. En ese mismo mail, les propusimos a los MSL que ellos mismos comunicaran al gerente de ventas y al delegado de la zona nuestra intención de ponernos en contacto con dicho KOL para que estuvieran al corriente.

Segundo, al tener la confirmación de todos los KOL, el Head del departamento Médico les mandó un mail oficial de parte de la compañía a cada uno de los KOL invitándolos a participar como ponentes a dicha formación, explicándoles con más detalles, la fecha, la hora, el tema a tratar, etc...

• ¿Puedes compartir un desafío que hayas enfrentado al proporcionar información médica y cómo lo resolviste?

Claro! Una vez visité una KOL que, al presentarle toda la evidencia de mi producto, no paraba de hacerme preguntas y objeciones criticando la calidad de nuestros estudios. No me molestó en absoluto. Es más, agradezco que un profesional de la salud sea rigurosamente crítico como ella. Como responsables de intercambiar información científica, tenemos la responsabilidad desde el departamento médico, de transmitir de manera más específica y rigurosamente posible todos los datos sobre el tratamiento, los mecanismos de acción, las propiedades y los últimos datos clínicos publicados que refuercen su evidencia científica y que de esta manera ayude a los profesionales de la salud a tomar decisiones en la práctica clínica. Como comentaba anteriormente, intenté comunicarme de manera clara, comprensiva, auténtica, correcta, verdadera y teniendo en consideración los egos. Me enfoqué en los beneficios (que no en las características) del producto para el paciente, sin mentir y siendo responsable y consciente de sus limitaciones tanto técnicas como evidencia clínica. Además, para abordar sus objeciones, me enfoqué sobre todo a explicarle los nuevos estudios ongoing dirigidos a solventar las necesidades no cubiertas que me comentaba ella e incluso, si lo veía viable y alineado con la estrategia en ese momento, le invitaba a participar como investigadora a dichos estudios. Finalmente, si no tenia un argumento a alguna de sus preguntas, de manera totalmente genuina, le informé que no lo sabía y que trasladaría su pregunta a mis superiores o lo investigaría para darle una respuesta lo antes posible.

• En términos de presentaciones científicas, ¿cómo te aseguras de que sean educativas e informativas para la comunidad médica?

Un aspecto importante es que las presentaciones y su contenido deben revisarse y revisarse muchas veces jeje

Siempre tengo en cuenta varios aspectos para asegurar que sean relevantes para la comunidad médica:

1. ¿A qué publico va dirigido la presentación? (tipo de especialista, KOLs, residentes, etc)

2. ¿Cuál es el contexto en la que se hará la presentación y de cuánto tiempo dispondré? (en el hospital, en un congreso, en un hotel, en una sesión clínica, etc)

3. ¿El contenido aporta respuestas a sus necesidades no cubiertas y les es de interés?

4. ¿El contenido esta alineado con la estrategia?

5. ¿Publicaciones y estudios perfectamente citadas y referenciadas en las diapositivas? (que aporten confianza y credibilidad. Si son estudios de mayor calidad, como metaanálisis, y actualizados, mucho mejor)

6. ¿Hay posibles preguntas u objeciones que pueda anticipar para tenerlas preparadas?

Por otro lado, siempre intento contrastar y revisar mis presentaciones con las de mis compañeros, superiores o incluso con otros profesionales de la salud que me puedan dar consejos o enfoques distintos.

• ¿Cómo aprovechas las últimas reviews, guidelines y artículos de revistas científicas relevantes para mantener tu conocimiento actualizado? ¿Tienes algún enfoque específico para filtrar y seleccionar la información más relevante?

Durante un tiempo definido de un mes, voy recogiendo potenciales estudios relevantes que me comenten los KOLs y otros profesionales o compañeros. Entonces, una vez al mes, hago una búsqueda y revisión de publicaciones, reviews, guidelines de sociedades científicas, artículos científicos, etc sobre el área terapéutica en cuestión para ver si hay novedades o actualizaciones importantes. Sobre todo, busco aquellas publicaciones hechas por los KOLs. También es importante revisar toda la bibliografía y evidencia disponible de la competencia para crear argumentos que me ayuden a abordar objeciones en las visitas, así como toda la bibliografía de estudios ongoing de fármacos potenciales de salir al mercado.

• ¿Cuál crees que es el mayor desafío al que se enfrenta un Medical Scientific Liaison en la actualidad? ¿Cómo ves el futuro de esta función?

El rol del MSL es relativamente nuevo en la industria, por lo que, en mi opinión, los mayores desafíos por los que deberemos abordar en el futuro creo que deberían ser:

1. Diferenciar claramente las actividades comerciales de las médicas. Aun no está del todo claro que interacciones deberían hacerse desde el delegado de ventas o desde el MSL.

2. Definir roles y responsabilidades del MSL y proporcionar planes de capacitación, formación y desarrollo profesional.

3. Establecer métricas para medir las actividades de MSL. La mayoría de las veces se evalúa de manera subjetiva el trabajo de los MSL. Debemos buscar una manera más objetiva mediante KPIs relevantes de ver el trabajo de Medical Affairs.

4. Aumentar la competitividad, la agilidad, la visibilidad del MSL mediante nuevas e innovadoras maneras de interaccionar con los profesionales de la salud o desarrollando sinergias estratégicas

5. Relacionado con el punto anterior, será importante equipar a MSL con herramientas digitales para un mejor rendimiento en su trabajo, evaluación y valoración. Es más, nuevos roles se están definiendo en este sentido. Por ejemplo, el de Digital MSL (D-MSL) es una realidad y está ganando importancia en Estados Unidos. Concretamente estoy desarrollando un curso formativo online para especializarse en D-MSL (más información: albertruiz.com).